Az archiválva kifejezés egy adminisztratív, informatikai és dokumentumkezelési szakterületeken gyakran használt fogalom. Azt jelenti, hogy egy adatot, dokumentumot vagy fájlt hosszabb távú megőrzés céljából áthelyeznek egy külön tárolóhelyre, azaz archívumba.
Az archiválás jelentése
Az archiválás egy olyan folyamat, amely során az aktív használatban már nem lévő, de később még szükséges lehető adatokat, fájlokat vagy dokumentumokat elkülönített, biztonságos helyre mentik. Az archív állapotú fájlok jellemzően nem módosulnak, csupán megőrzésre szolgálnak.
Használati példák:
- E-maileknél: „A régi leveleket archiválva tárolom, hogy ne zavarják az aktuális levelezést, de később visszakereshetők legyenek.”
- Számítógépes fájloknál: „A projekt lezárása után az összes dokumentum archiválva lett egy külső meghajtóra.”
- Irodai dokumentumkezelésben: „Az éves beszámolókat minden év végén archiválják a céges rendszerben.”
Az archiválás fogalma különböző területeken
- Informatika: Az adatok archiválása azt jelenti, hogy ritkán használt fájlokat biztonságos helyre mozgatnak, gyakran tömörítve vagy speciális formátumban.
- Közigazgatás: A lejárt ügyek dokumentumait archiválják, hogy helyet szabadítsanak fel az aktív irattárban.
- Könyvtárak, levéltárak: Régi könyvek, kéziratok, iratok archiválása biztosítja ezek hosszú távú fennmaradását és hozzáférhetőségét.
- E-mail rendszerek: Az archiválás révén a bejövő levelek tárhelye szabad marad, míg a régi levelek továbbra is elérhetők.
Hogyan zajlik az archiválás folyamata?
- Kiválasztás: Meghatározzák, mely fájlok vagy dokumentumok kerülnek archiválásra.
- Áthelyezés vagy másolás: Az adatokat áthelyezik egy archívumként kezelt mappába, tárolóba vagy szerverre.
- Védelem és tárolás: Az archív állományokat gyakran jelszóval védik, biztonsági mentést készítenek róluk, és hosszú távon megőrzik.
Az archiválás tehát nem törlést, hanem hosszú távú megőrzést jelent, és kulcsfontosságú szerepet játszik az információbiztonságban, a rendszerhatékonyságban és az adatvisszakereshetőségben.
